A discussão sobre os sistemas GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e sua defasagem tecnológica frente ao avanço da Inteligência Artificial (IA) é cada vez mais relevante, especialmente para empresas que buscam competitividade e eficiência. A seguir, trago um panorama, destacando os principais pontos que prejudicam a imagem dos antigos GEDs e evidenciam a necessidade de modernização.
Os sistemas GED tradicionais, que marcaram a transição do papel para o digital, já não acompanham as demandas atuais do mercado. Eles apresentam limitações graves, como processos manuais demorados, sistemas fragmentados, dificuldade de lidar com grandes volumes de dados, incapacidade de atender a regulamentações recentes de forma ágil, falta de integração, ausência de análise de dados em tempo real e baixa escalabilidade. Esses fatores tornam os antigos GEDs um verdadeiro obstáculo à inovação e à eficiência operacional, perpetuando custos ocultos, vulnerabilidades operacionais e barreiras para a transformação digital das empresas.
Além disso, métodos convencionais de gestão documental, como o armazenamento físico ou digital sem automação, não suportam tecnologias novas como IA para extração de dados. Isso limita a capacidade de análise preditiva, segurança avançada e integração com outros sistemas corporativos, como ERP e CRM. O resultado é um ambiente engessado, com alto risco de perda de informações, retrabalho e dificuldade de colaboração, especialmente em modelos de trabalho remoto ou híbrido.
Percentuais e dados sobre a obsolescência dos GEDs
Embora não haja um consenso absoluto sobre o percentual exato de empresas que ainda utilizam GEDs considerados ultrapassados, há indícios claros de que a maioria das organizações está em processo de transição. Segundo levantamentos, em junho de 2024, “65% dos negócios ampliaram seus orçamentos em IA”, o que indica uma forte tendência de migração para soluções mais modernas e inteligentes.
Estudos de mercado apontam que empresas que permanecem presas a sistemas GED legados enfrentam sérios riscos de competitividade, pois deixam de aproveitar os ganhos de produtividade, segurança e compliance proporcionados pela IA. A falta de automação e categorização inteligente nos GEDs antigos atrasa operações críticas, impactando diretamente a produtividade e a escalabilidade dos negócios.
Impactos negativos e prejuízos à imagem dos antigos GEDs
Os principais pontos prejudiciais à imagem dos antigos GEDs incluem:
Ineficiência operacional: Processos manuais e falta de automação aumentam o tempo de busca, recuperação e aprovação de documentos, gerando atrasos e retrabalho.
Baixa segurança e compliance: Sistemas antigos não oferecem rastreabilidade adequada, controle granular de acessos ou proteção contra desastres, dificultando o atendimento a normas como LGPD e GDPR.
Dificuldade de integração: A ausência de APIs e conectividade com outras plataformas limita a colaboração e a fluidez dos processos empresariais.
Falta de inteligência: Sem IA, os GEDs não conseguem extrair insights estratégicos dos dados, nem realizar buscas contextuais ou análises preditivas, tornando-se meros repositórios estáticos.
Custo oculto: A manutenção de sistemas legados consome recursos financeiros e humanos, além de aumentar o risco de obsolescência tecnológica.
Barreiras à inovação: Empresas presas a GEDs antigos têm mais dificuldade de adotar práticas modernas, como trabalho remoto, automação de fluxos e análise de dados em tempo real.
O que dizem os especialistas e estudos acadêmicos
A literatura acadêmica reforça que a adoção de IA na gestão documental é um divisor de águas. Artigos recentes mapeiam as abordagens, tecnologias e desafios do emprego de IA no campo da gestão de documentos, mostrando que a integração dessas tecnologias é fundamental para transformar documentos de passivos operacionais em ativos estratégicos Revista Ibero-Americana de Ciência da Informação.
Evolução da Gestão de Documentos
Esta linha do tempo mostra como a gestão de documentos passou de suportes totalmente físicos para sistemas inteligentes em nuvem, impulsionados por IA e integrados ao ecossistema digital das organizações.
Antiguidade – séc. XVI
Tecnologia & Marcos Principais: Papiro, pergaminhos, códices, depois a imprensa de Gutenberg (1450);
Forma de Gestão: Arquivamento físico em bibliotecas, mosteiros e, depois, cartórios
Benefícios: Padronização da escrita, difusão do conhecimento
Limitações: Fragilidade dos suportes, custo elevado, inexistência de cópias rápidas
Séculos XVII–XIX
Tecnologia & Marcos Principais: Pastas, arquivos em armários, protocolos manuais
Forma de Gestão: Classificação por assunto e dados; livros-registro
Benefícios: Maior volume possível de armazenamento; surgem normas arquivísticas
Limitações:Espaço físico crescente, demora na recuperação, risco de fogo/enchente
1920–1950
Tecnologia & Marcos Principais: Microfilme e microficha; copiadoras mimeográficas
Forma de Gestão: Documentos convertidos em filme; catálogos manuais
Benefícios: Redução de espaço físico, primeira “cópia de segurança”
Limitações: Consulta trabalhosa; necessidade de equipamentos ópticos
1950–1960
Tecnologia & Marcos Principais: Fotocopiadoras Xerografia, mainframes iniciais
Forma de Gestão: Cópias rápidas; arquivos magnéticos rudimentares
Benefícios: Reprodutibilidade e backups em fitas
Limitações: Sistemas isolados, alto custo, sem buscas textuais
1970
Tecnologia & Marcos Principais: COM (Computer Output Microfilm) e terminais de texto
Forma de Gestão: Impressões em microfilme direto do mainframe
Benefícios: Integração TI–arquivo, consolidação
Limitações: Formato pouco flexível; recuperação lenta
1980
Tecnologia & Marcos Principais: PCs, scanners planos, redes locais
Forma de Gestão: Digitalização pontual; diretórios em servidores
Benefícios: Busca eletrônica, duplicação barata
Limitações: Armazenamento caro, falta de padrão, metadados inexistentes
1990
Tecnologia & Marcos Principais: GED/EDMS de 1ª geração (cliente-servidor)
Forma de Gestão: Repositórios centralizados, OCR básico, fluxos de trabalho simples
Benefícios: Eliminação de papel, controle de versões
Limitações: Interfaces complexas, pouca escalabilidade, licença cara
2000
Tecnologia & Marcos Principais: ECM (Gerenciamento de Conteúdo Empresarial)
Forma de Gestão: Unificação de GED, BPM, Registros; metadados, cliente web
Benefícios: Governança, compliance, integrações ERP/CRM
Limitações: Implantar no local pesado, atualizações lentas
2010
Tecnologia & Marcos Principais: Cloud SaaS, mobilidade, colaboração online
Forma de Gestão: Repositórios em nuvem, assinatura digital, APIs
Benefícios: Custos variáveis, acesso móvel, DR simplificado
Limitações: Preocupações com segurança/latência; silo de dados
2020
Tecnologia & Marcos Principais: A e RPA: IDP (Processamento Inteligente de Documentos)
Forma de Gestão: PNL, visão computacional, limpeza automática, autoclassificação
Benefícios: Ganho de produtividade, análise, redução de erros
Limitações: Dependência de treinamento de modelos; privacidade de dados
2025 +
Tecnologia & Marcos Principais: IA generativa
Forma de Gestão: Autocriação de rótulos, smart contracts para retenção, trilha imutável
Benefícios: Governança “zero-trust”, decisões preditivas em tempo real
Limitações: Adoção desigual, requisitos éticos e regulatórios em evolução
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